Pārvaldības sistēmu sertifikācija palīdz organizācijām pārliecināties, ka to pārvaldības sistēmas atbilst starptautisko standartu prasībām, piemēram, ISO 9001, ISO 14001 un ISO 45001. Sertifikāciju veic neatkarīga sertifikācijas institūcija, izvērtējot gan dokumentāciju, gan sistēmas darbību praksē.
1. Pieteikšanās sertifikācijai
Sertifikācijas process sākas ar pieteikšanos. Organizācija iesniedz pieteikumu, norādot darbības jomu, organizācijas struktūru un citus būtiskus datus. Šī informācija tiek izmantota, lai saprastu organizācijas darbības apjomu un sagatavotu piemērotu sertifikācijas piedāvājumu.
2. Audita apjoma saskaņošana un līguma noslēgšana
Pamatojoties uz saņemto informāciju, tiek noteikts nepieciešamais audita apjoms un sertifikācijas izmaksas. Pēc saskaņošanas tiek noslēgts sertifikācijas līgums, kurā noteikta procesa kārtība un pušu pienākumi.
3. Audita sagatavošana
Pirms audita tiek nozīmēta audita komanda. Auditori tiek izvēlēti tā, lai nodrošinātu neatkarību, objektivitāti un atbilstošu kompetenci. Tiek sagatavots audita plāns un saskaņota audita norise ar organizāciju.
4. Sertifikācijas audits
Sertifikācijas audits tiek veikts divos posmos.
1. stadija – dokumentu izvērtēšana
Šajā posmā tiek izvērtēta pārvaldības sistēmas dokumentācija un novērtēta organizācijas gatavība pilna apjoma auditam. Ja tiek konstatēti jautājumi vai neatbilstības, organizācijai tiek dota iespēja tos novērst pirms nākamā posma.
2. stadija – audita veikšana praksē
Šajā posmā auditori izvērtē, kā pārvaldības sistēma darbojas ikdienā. Tiek apmeklētas organizācijas telpas un, ja nepieciešams, arī citas vietas, kur tiek īstenoti galvenie procesi. Audita laikā tiek vērtēta procesu atbilstība standarta prasībām un sistēmas efektivitāte.
5. Lēmuma pieņemšana par sertifikāciju
Pēc audita pabeigšanas audita rezultāti tiek izvērtēti neatkarīgi no audita komandas. Pamatojoties uz iegūtajiem pierādījumiem, tiek pieņemts lēmums par sertifikācijas piešķiršanu, atteikšanu vai citu sertifikācijas statusu. Pozitīva lēmuma gadījumā organizācijai tiek piešķirta sertifikācija.
6. Sertifikācijas uzturēšana un uzraudzības auditi
Sertifikācija nav vienreizējs pasākums. Sertifikāta derīguma laikā tiek veikti ikgadēji uzraudzības auditi, lai pārliecinātos, ka pārvaldības sistēma tiek uzturēta un attīstīta, kā arī ka tiek novērstas konstatētās neatbilstības.
7. Resertifikācija
Sertifikāts ir derīgs trīs gadus. Pirms termiņa beigām tiek veikts resertifikācijas audits, kura laikā tiek izvērtēta sistēmas darbība visā sertifikācijas ciklā. Pozitīva rezultāta gadījumā sertifikācija tiek atjaunota uz nākamo periodu.
8. Sertifikācijas statusa izmaiņas
Ja sertifikācijas laikā vai uzraudzības auditos tiek konstatētas būtiskas neatbilstības vai netiek pildītas sertifikācijas prasības, sertifikācijas statuss var tikt mainīts. Tas var ietvert sertifikācijas apturēšanu, anulēšanu vai sertifikācijas darbības sfēras sašaurināšanu. Pēc neatbilstību novēršanas sertifikācija var tikt atjaunota.
9. Sertifikācijas atteikšana
Sertifikācija var tikt atteikta gadījumos, ja organizācija neatbilst standarta prasībām vai nenovērš konstatētās neatbilstības noteiktajā termiņā. Organizācijai ir tiesības iesniegt apelāciju saskaņā ar noteikto kārtību.
10. Sertifikācijas darbības sfēras paplašināšana vai sašaurināšana
Organizācija var iesniegt pieprasījumu par sertifikācijas darbības sfēras paplašināšanu vai sašaurināšanu. Šādi pieprasījumi tiek izvērtēti, un, ja nepieciešams, tiek veikta papildu izvērtēšana vai audits.